La gestion du digital workplace : définition, mise en place et impact sur l'expérience utilisateur en entreprise de cet outil de transformation digitale. Le processus de digitalisation est désormais très avancé. De la dématérialisation des services publics au télétravail, la transformation digitale gagne du terrain. En entreprise, le poste de travail est de plus en plus digitalisé. La digital workplace semble devenir la nouvelle norme pour améliorer l'expérience collaborateur. Et l’enjeu majeur pour l’aboutissement et la réussite de cette digitalisation, c’est d’offrir aux collaborateurs la meilleure expérience utilisateur afin qu’ils puissent s’épanouir dans leur nouvel environnement de travail. Cet article, proposé par Use.Design, une agence de consil et design spécialisée dans l'UX UI, vous en dit plus sur la conception centrée utilisateur pour les digital workplace.

La digital workplace : qu’est-ce que c’est ? Définition simple

La digital workplace est par définition un environnement de travail numérique. On peut traduire ce terme anglais par espace de travail digital ou numérique. La digital workplace est donc une dimension numérique de votre poste de travail. L’espace de travail numérique permet aux collaborateurs d’avoir accès, à tout moment, à l’ensemble de ses informations de travail. Il peut s’agir de ses informations individuelles, comme des informations de travail collectives. Sur cetr espace de travail numérisé, vous pouvez exécuter l’ensemble de vos tâches et communiquer avec les différents collaborateurs. En effet, la digital workplace regroupe et centralise l’ensemble de vos outils de travail. Cela permet un travail fluide et évite les pertes de temps.

Quelle différence avec un intranet ?

Autrefois utilisé en entreprise comme moyen de communication et d’information entre les collaborateurs, l’intranet a depuis laissé place à la digital workplace. En effet, il existe une différence entre ces deux outils. L’intranet est apparu en même temps qu’internet. Il permettait un travail collaboratif au sein de l’entreprise. L’intranet est tout simplement un site web accessible uniquement aux employés ou salariés d’une entreprise. Ceux-ci pouvaient s’en servir pour voir accès à l’information et pour communication. Mais les choses ont évolué, et désormais, la digital workplace, espace de travail à 360° offrant une palette complète d'outils, a rendu l’intranet obsolète. Le développement de moyens technologiques importants a permis de penser et de créer ce nouvel outil qui simplifie le travail collaboratif de façon drastique. C'est devenu une plateforme tout-en-un qui rassemble tous les outils de travail et de communication dont ont besoin les employés ou les collaborateurs pour réaliser leurs tâches quotidiennes.

L’approche centrée utilisateurs : l’UX comme clé pour réussir votre espace de travail digital

Pour faciliter l’adoption de votre digital workplace par les collaborateurs, il est indispensable de la concevoir suivant une approche centrée utilisateur. L’expérience utilisateur qu’offre l’espace de travail numérique doit être très riche, et doit répondre convenablement aux besoins des collaborateurs. Et pour cela, une démarche UX s’impose.

Qu’est-ce que l’UX ?

De l’anglais « User eXperience » qui signifie en français expérience utilisateur, l’UX désigne la qualité de l’expérience que vit l’utilisateur. C’est l’ensemble des perceptions reçoit l’utilisateur lorsqu’il interagit avec un produit ou un service. L’UX peut être assimilé à tout ce que ressent l’utilisateur durant son interaction. Ceci prend en compte les fonctionnalités d’un outil par exemple, la réactivité d’un support ou d’une interface, l’ergonomie, le design… Tous ces éléments entrent dans le cadre de l’expérience proposée à l’utilisateur.

Quelle place pour l’UX dans la conception de la digital workplace ?

En entreprise, la conception centrée sur utilisateur était beaucoup plus une préoccupation dans les rapports qu’entretien l’entreprise avec ses clients. Les entreprises s’évertuaient à proposer une expérience utilisateur optimale à leurs clients. Mais désormais, l’expérience utilisateur est également une préoccupation dans la question de l’amélioration des conditions de travail des collaborateurs ou des employés. Il est, en effet, désormais important d’offrir au collaborateur une expérience de travail optimale. Dans le cadre de l’implémentation d’une digital workplace, la démarche UX doit être mise en avant. Il est important de penser l’espace de travail numérique de manière à proposer une expérience utilisateur unique et optimale. En effet, les attentes du travailleur sont très élevées. Le collaborateur, dans son espace de travail, s’attend à retrouver tous les outils dont il a besoin avec facilité. Il veut également pouvoir les utiliser en toute simplicité. Surtout, il s’attend à avoir des outils suffisamment performants pour l’accompagner dans la réalisation de ses tâches.

Comment réussir à centrer votre espace de travail numérique sur l’expérience utilisateur ?

Pour offrir une bonne expérience utilisateur à vos collaborateurs, la digital workplace doit être optimisée à trois niveaux :

● L’apparence que revêt l’espace de travail ;

● Le ressenti de l’utilisateur ;

● La facilité d’utilisation.

En effet, le design a une place importante dans la conception de la digital workplace. Un design intuitif et harmonieux est un excellent stimulateur. Il renforce l’enthousiasme du collaborateur. Tout comme le design, la personnalisation peut contribuer à renforcer l’enthousiasme du collaborateur. Un espace de travail entièrement personnalisable offre un ressenti agréable à l’utilisateur. La personnalisation lui permet de s’approprier convenablement l’outil. Par ailleurs, les fonctionnalités proposées par la digital workplace sont à prendre en compte. Le moyen ultime d’optimiser l’expérience utilisateur proposée dans la digital workplace est de rendre l’espace de travail facile à utiliser. La prise en main doit être simple, et les outils intégrés doivent être performants. Pour arriver à tout cela, il est important de mener une enquête avant la conception de la workplace, pendant, et après son implémentation. Ceci permettra de connaître les besoins des collaborateurs afin d’y répondre convenablement.

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Use.Design est une agence digitale basée à Paris, offrant aux entreprises toute une palette de services pour améliorer l'expérience utilisateur de leurs clients et collaborateurs :

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